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Le discussioni sulla suddivisione dei carichi di lavoro sono uno dei principali motivi di conflitto tra soci in azienda: ecco perché ogni impresa dovrebbe avere un piano – che sia un organigramma formale o un semplice accordo – per l’assegnazione dei compiti.
I conflitti tra soci per la suddivisione dei carichi di lavoro in azienda sono uno dei problemi che un’impresa può affrontare. Quando viene costituita una società, le voci che si mettono nero su bianco riguardano generalmente solo: il capitale sociale, gli obiettivi, la suddivisione dei profitti e le cariche sociali. Ma quando l’azienda inizia a crescere e le responsabilità aumentano, se i soci non hanno compiti e responsabilità definite chiaramente, possono nascere conflitti relativi ai flussi e alla gestione del lavoro.
Se non si trova rapidamente una soluzione, questi piccoli conflitti possono evolvere in grossi problemi fino ad arrivare a vere e proprie crisi aziendali.
La gestione del carico di lavoro, ancor più in tempo di smart working, è quindi fondamentale per la crescita a lungo termine – e per la tranquillità – dell’azienda.
I motivi di conflitto
Secondo Ray Parsons, presidente e CEO della società di automazione finanziaria Transcepta, gli scontri sulla gestione dei carichi di lavoro derivano da tre cause comuni:
Secondo Parson, “la sensazione di uno sforzo non condiviso sulla suddivisione del carico di lavoro è forse il problema più difficile da affrontare, perché coinvolge l’ego delle parti in causa”. Ecco perché le aziende hanno bisogno di sistemi che consentano di eliminare il fattore emozionale dalle discussioni.
L’organigramma
Un modo per ridurre al minimo i conflitti è la stesura di un organigramma ufficiale che illustri chiaramente ruoli, responsabilità e suddivisione dei carichi di lavoro. John Ross, Presidente e CEO di Test Prep Insight, ha avviato la sua azienda con alcuni amici, e insieme hanno pensato che darsi titoli formali sarebbe stato utile per organizzarsi.
“Abbiamo avviato e fondato la società tutti insieme, ma certo non potevamo essere tutti amministratore delegato”, chiarisce.
Ross ha però scoperto che anche il semplice organigramma a volte non era sufficiente, soprattutto nel caso di compiti noiosi, ma necessari che nessuno voleva svolgere e che non rientravano nelle mansioni di nessuno. Ciò ha contribuito a creare nuovi conflitti perché, spiega: “continuavamo a girarci intorno, e ciascuno suggeriva, in modo aggressivo, che di questi compiti dovesse farsi carico qualcun altro”.
Assegnare le attività
Oltre all’organigramma è utile stendere un elenco delle incombenze necessarie per la gestione dell’azienda, e quindi decidere insieme come gestirle. Nel caso di Ross, la soluzione è stata quella di alternare i compiti spiacevoli a rotazione.
Un’altra opzione è quella suddividere il carico di lavoro in base alle capacità e agli interessi, magari pensando a un sistema – ad esempio dando un punteggio all’appetibilità dei compiti– per assegnare a ciascuno un mix di incombenze piacevoli e spiacevoli. E quando qualcuno accetta di svolgere un lavoro è bene che lo faccia per iscritto, in modo da evitare contestazioni in seguito.
Nella gestione dei carichi di lavoro, però, bisogna valutare anche la struttura retributiva: se qualcuno ha una quota di proprietà maggiore – e maggiori utili – dovrebbe assumersi un maggiore carico di lavoro.
Il modello gerarchico
Un’altra soluzione per prevenire i conflitti in azienda è quello di delegare, in modo condiviso, a una sola persona la responsabilità dell’assegnazione dei carichi di lavoro, spostando la decisione dal piano del consenso a quello gerarchico.
Le altre strategie
Anche con questi sistemi di gestione, è comunque possibile che si verifichino disaccordi sulla suddivisione dei carichi di lavoro. Quindi è consigliabile pianificare in anticipo a chi rivolgersi per la soluzione dei conflitti e per mediare nelle controversie.
Ad esempio, si potrebbe concordare – formalizzando la decisione ad esempio in una scrittura privata, oppure nello statuto dell’azienda o nell’atto costitutivo – di sottoporre la decisione finale al CEO, oppure di procedere per votazione da parte dei soci, o ancora di nominare una terza parte esterna per condurre un arbitrato.
L’importante è pianificare in anticipo quale strada seguire in caso di necessità, perché la soluzione dei conflitti nella gestione dei carichi di lavoro è cruciale per il successo di un’azienda.
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