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Come predisporre un piano di continuità operativa

Smart Business

04 Settembre 2020

American Express

Affinché una PMI cresca, è importante definire le roadmap in supporto alle strategie di espansione e crescita. Queste rappresentano, tuttavia, solo uno degli aspetti di una pianificazione ottimizzata; ciò che non deve mai mancare sono i piani di continuità operativa.
I piani di continuità operativa formalizzano i passaggi da intraprendere affinché l’azienda rimanga attiva anche in circostanze critiche, ovvero aiutano azienda e personale a rimanere operativi anche nell’eventualità in cui tu o i tuoi partner commerciali siate impossibilitati a lavorare. Ciò rappresenta un’assicurazione di continuità lavorativa e retributiva particolarmente importante per le aziende che si preparano a ripartire.
 
Essere pronti
Per iniziare, occorre identificare tutte le potenziali minacce per l’azienda, a partire dall’impossibilità per gli imprenditori che ne sono a capo di svolgere le loro normali funzioni, ovvero supervisionarne e gestirne le attività giornaliere. Una volta definite le minacce, si passa allo sviluppo di un processo di risposta in grado di proteggere le attività durante e dopo la situazione di crisi.
 
Le diverse componenti di un piano di continuità operativa
I piani di continuità operativa stabiliscono in che modo l’azienda debba operare in condizioni di emergenza: generalmente definiscono alcuni protocolli di intervento in caso di disastri come incendi, terremoti o inondazioni. Gli effetti di tali eventi sono spesso devastanti, ma la presenza di un piano aiuta a velocizzare la ripresa. Nelle attuali circostanze, in particolare, la pianificazione strategica bisogna considerare le nuove possibili sfide derivanti dalla pandemia di COVID-19.
Secondo Jean-Marc Chanoine, Global head of strategic accounts for business document di Templafy, azienda che si occupa di documentazione commerciale, i piani dovrebbero essere modulati sulla base della tipologia di rischio previsto. “Ciò significa che dovreste predisporre diversi piani: ad esempio, uno in risposta all’impossibilità di lavorare dei dirigenti e un altro in caso di catastrofi naturali”, commenta. “Ogni rischio comporta problematiche specifiche e necessita dell’approccio più opportuno per consentire all’azienda di continuare a essere operativa”.

  1. Ruoli e responsabilità del team

Un altro aspetto del piano consiste nell’indicare i membri del team che dovranno attuarlo.
Chi sono i membri del vostro team di subentro?”, chiede Chanoine. “Avete ingaggiato un avvocato che vi assicuri di avere la necessaria documentazione legale pronta, in caso di incapacità lavorativa della dirigenza o passaggio di proprietà? Spesso le piccole aziende sono società e se uno dei soci è fuori gioco, di solito è previsto che gli altri possano rilevare le sue quote. È necessario che commercialista, avvocato e dirigenti siano pronti a questa evenienza”.
La documentazione deve inoltre definire responsabilità e prassi comunicative. Secondo Sean Chou, CEO di Catalytic – un’app che consente di automatizzare i piani di continuità operativa sfruttando l’IA – è necessario delineare con chiarezza ruoli e funzioni da coprire. I piani devono quindi chiarire le responsabilità lavorative e definire, allo stesso tempo, nuove misure di sicurezza che proteggano i lavoratori.
Nel piano, i proprietari dell’azienda dovrebbero nominare gli individui responsabili della salvaguardia e del recupero di ogni funzione organizzativa, dalla più critica a quelle di routine. Dovrebbero inoltre descrivere le responsabilità di ciascuna funzione in ordine di importanza”, chiarisce Chou.
È essenziale assicurarsi anche che tutti i documenti siano aggiornati, accessibili e chiari, compresi i Recovery Time Objectives (RTO), che rappresentano una delle variabili fondamentali dei piani di continuità operativa. Gli RTO, infatti, indicano il numero di giorni necessari a recuperare la funzionalità commerciale per evitare interruzioni operative in seguito a un evento destabilizzante.

  1. Principi di sicurezza e backup

In caso di evento inatteso o di impossibilità di lavorare, è molto importante che tu possa contare sulla presenza di uno o due dipendenti di fiducia pronti a prendersi carico di tutte le funzioni aziendali essenziali.
I dipendenti di fiducia devono poter accedere facilmente ai beni e alle funzioni aziendali principali, come conti bancari e libri paga. A questo proposito, puoi utilizzare dei file criptati e un gestore di password, in modo da fornire le informazioni necessarie ai dipendenti mantenendole riservate fino a che è necessario.
Ci sono poi delle variabili aziendali basilari che è necessario definire ma che vengono spesso trascurate perché all’apparenza ovvie, spiega Chanoine. “Ad esempio, l’azienda è assicurata? Esiste una rubrica contenente gli indirizzi di residenza di tutti i dipendenti? Siete in possesso delle loro informazioni di contatto? I dati aziendali sono stati archiviati sul cloud, in modo da essere accessibili anche se i vostri dispositivi fisici dovessero andare distrutti?
 
I benefici offerti dai piani di continuità operativa
Una volta predisposto un piano, uno dei vantaggi fondamentali consiste nella possibilità di far esercitare il team. È possibile simulare gli scenari che l’azienda potrebbe dover affrontare e istruire di conseguenza il personale su come comportarsi in tali circostanze.
Non ne parla mai nessuno”, dice Chanoine, “ma è necessario esercitarsi per ogni scenario. La pianificazione degli scenari è un elemento essenziale. Io, ad esempio, invierei un’e-mail a sorpresa in cui dico: ‘Me ne sono andato. Vedetevela voi.’ Testate la vostra pianificazione degli scenari quando siete in perfetta salute, per approfittare della possibilità di osservare le persone eseguire i piani e capire cosa accadrebbe in caso di crisi”.
Un piano di continuità operativa efficace offre inoltre un secondo vantaggio: aiuta a eseguire le attività aziendali con rapidità ed efficienza. Chou consiglia di sfruttare l’automazione per attivare il piano di continuità non appena si rende necessario. Così facendo, gli imprenditori possono dedicarsi al lato umano della sopravvivenza a una crisi, supportando i membri del team o rassicurando i clienti con comunicazioni regolari. Il team di Chou, ad esempio, ha automatizzato il suo piano per velocizzare la comunicazione di procedure e istruzioni in caso di crisi.

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